招標(biāo)文件用來載明招標(biāo)項(xiàng)目內(nèi)容和要求，并告知投標(biāo)人應(yīng)了解的項(xiàng)目有關(guān)內(nèi)容和情況，以及編制投標(biāo)文件和投標(biāo)要求，同時(shí)也是評(píng)標(biāo)委員會(huì)評(píng)標(biāo)、招標(biāo)人組織招標(biāo)活動(dòng)以及采購人與中標(biāo)人簽訂合同的主要依據(jù)。
可以說，招標(biāo)文件對(duì)于項(xiàng)目采購的全盤操作和運(yùn)行起到指揮棒的作用，絕不能含混不清，否則會(huì)使采購實(shí)施亂了陣腳，對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的成功操作造成釜底抽薪。
那么招標(biāo)人編制招標(biāo)文件時(shí)，應(yīng)重點(diǎn)對(duì)哪些問題作出明確規(guī)定？應(yīng)對(duì)哪些需求表明鮮明態(tài)度?在此，筆者根據(jù)多年的一線操作經(jīng)驗(yàn)，整理了招標(biāo)文件中應(yīng)當(dāng)明確的13個(gè)要點(diǎn)，希望對(duì)實(shí)踐中招標(biāo)人編制招標(biāo)文件有所幫助和參考。
1、投標(biāo)文件格式構(gòu)成
投標(biāo)文件是投標(biāo)供應(yīng)商對(duì)招標(biāo)項(xiàng)目內(nèi)容及其技術(shù)要求所作出的書面聲明，必須遵循一定的格式要求，否則投標(biāo)供應(yīng)商制作的投標(biāo)文件將是五花八門、形式多樣，既不便于評(píng)標(biāo)委員會(huì)審閱投標(biāo)文件，也不利于對(duì)投標(biāo)文件進(jìn)行評(píng)審，更不利于招標(biāo)采購機(jī)構(gòu)提高工作效率和工作質(zhì)量。
統(tǒng)一規(guī)定投標(biāo)文件的格式，具體包含招標(biāo)采購機(jī)構(gòu)組織招標(biāo)及其評(píng)委會(huì)評(píng)標(biāo)所需的相關(guān)內(nèi)容，其中投標(biāo)人提交的資格證明文件、投標(biāo)價(jià)格構(gòu)成文件和技術(shù)響應(yīng)文件、商務(wù)響應(yīng)文件都是評(píng)標(biāo)委員會(huì)進(jìn)行評(píng)標(biāo)的主要依據(jù)，投標(biāo)供應(yīng)商提供的資料越詳盡，對(duì)評(píng)標(biāo)越有利，越能促進(jìn)招標(biāo)工作的高效順利開展。
2、投標(biāo)文件裝訂
招標(biāo)文件要根據(jù)評(píng)標(biāo)方法的不同，有針對(duì)性地對(duì)裝訂方法作出規(guī)定。比如有些招標(biāo)采購機(jī)構(gòu)為公平公正地評(píng)選出合格投標(biāo)人，嘗試密封評(píng)標(biāo)，但由于投標(biāo)報(bào)價(jià)和商務(wù)響應(yīng)方案以及供應(yīng)商資格證明文件都標(biāo)有投標(biāo)人的名稱，不能進(jìn)行密封評(píng)標(biāo)，因此只對(duì)技術(shù)響應(yīng)方案和服務(wù)響應(yīng)文件進(jìn)行密封評(píng)標(biāo)，這時(shí)就必須對(duì)投標(biāo)文件裝訂作出統(tǒng)一規(guī)定。
那么應(yīng)當(dāng)對(duì)投標(biāo)文件裝訂作出哪些規(guī)定？應(yīng)要求投標(biāo)人必須把投標(biāo)報(bào)價(jià)和商務(wù)響應(yīng)方案、技術(shù)和服務(wù)響應(yīng)文件以及資格證明文件單獨(dú)裝訂，并要求技術(shù)和服務(wù)響應(yīng)文件不得折疊或作特殊標(biāo)記，不得以任何方式透露投標(biāo)單位及其投標(biāo)代表、工作人員的相關(guān)信息。對(duì)涉及投標(biāo)單位和工作人員的全部信息，用規(guī)定的其他字樣代替。一般情況下，若不進(jìn)行密封評(píng)標(biāo)，投標(biāo)文件可裝訂在一起，但開標(biāo)一覽表應(yīng)單獨(dú)提交，以方便開標(biāo)唱標(biāo)，對(duì)一些大的項(xiàng)目以及投標(biāo)供應(yīng)商較多的情況下，尤其要作出這樣的裝訂規(guī)定。
3、投標(biāo)文件份數(shù)和簽署
根據(jù)招投標(biāo)具體情況，投標(biāo)文件份數(shù)一般應(yīng)為3份（1份正本+2份副本），但也有要求提供4份、5份甚至更多的，即1份正本3份副本、1份正本4份副本或更多。
具體應(yīng)提交的投標(biāo)文件份數(shù)，應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要確定。有些是根據(jù)評(píng)委會(huì)成員的人數(shù)確定，即要確保每個(gè)評(píng)標(biāo)成員都有1份投標(biāo)文件，以方便評(píng)委會(huì)成員審閱和評(píng)審；有些是根據(jù)招標(biāo)采購以后歸集采購業(yè)務(wù)檔案的需要確定具體份數(shù)，即哪個(gè)部門、機(jī)構(gòu)、單位有保存投標(biāo)文件的需要，就把投標(biāo)文件的副本送存，這就需要投標(biāo)供應(yīng)商提供相應(yīng)份數(shù)的投標(biāo)文件。
有些地方已經(jīng)開始實(shí)行網(wǎng)上評(píng)標(biāo)，評(píng)委通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)對(duì)供應(yīng)商提交的投標(biāo)文件進(jìn)行評(píng)審，這就要求供應(yīng)商根據(jù)需要提供電子投標(biāo)文件。
除了要對(duì)投標(biāo)文件的份數(shù)作統(tǒng)一規(guī)定外，還必須對(duì)投標(biāo)文件簽署作出統(tǒng)一規(guī)定。投標(biāo)供應(yīng)商在投標(biāo)文件制作完成以后，在正式提交之前，還須由投標(biāo)供應(yīng)商的企業(yè)法定代表人或者法人授權(quán)的投標(biāo)人代表正式簽署。除了規(guī)定簽署人之外，還應(yīng)對(duì)投標(biāo)文件中需要簽署的部分作出規(guī)定，即哪些部分必須由簽字代表親筆簽署。在國際招標(biāo)中，還需逐頁進(jìn)行簽署。
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